Por qué las brechas de nómina les ocurren a negocios sanos

Una brecha de nómina rara vez es señal de que un negocio está fracasando. La mayoría de las veces es un problema de tiempos. Los ingresos son reales, pero el efectivo todavía no ha llegado.

• Cuentas por cobrar atrasadas. Usted factura a 30 o 60 días y un cliente grande paga dos semanas tarde. A su equipo se le pagó por ese trabajo hace semanas.
• Estacionalidad. Las ventas bajan en los meses lentos, pero usted conserva a su personal clave porque volver a contratar y capacitar cuesta más que mantenerlo.
• Contrataciones por crecimiento. Usted suma personal para atender un contrato o un local nuevo. Sus salarios comienzan el primer día. Los ingresos que generan llegan después.
• Un mes de tres pagos. Si usted paga cada dos semanas, procesa 26 nóminas al año. Dos meses de cada año tienen tres fechas de pago en lugar de dos. Muchos dueños de negocio presupuestan para dos.
• Un gasto imprevisto. Una reparación, una cuenta de impuestos o un pago grande a un proveedor vacía la cuenta justo antes del día de pago.

En cada caso la respuesta es la misma: cubrir la brecha por poco tiempo y luego pagar con ingresos que ya venían en camino. Si la causa son clientes que pagan tarde, consulte nuestra guía sobre un flujo de efectivo saludable para su negocio (en inglés).

Cuánto cuesta realmente la nómina en cada ciclo

La nómina es más que los cheques netos. El IRS explica que, por lo general, los empleadores deben retener de los salarios de sus empleados el impuesto federal sobre el ingreso, el impuesto del Seguro Social y el de Medicare, pagar la parte patronal del Seguro Social y de Medicare, y depositar esas cantidades. El impuesto federal de desempleo (FUTA) lo paga únicamente el empleador. Los depósitos de impuestos federales deben hacerse por transferencia electrónica de fondos.

Así, un ciclo de nómina incluye los salarios netos, los impuestos retenidos que usted debe depositar, los impuestos sobre la nómina que le corresponden al empleador, y los beneficios y cargos de servicio. Los impuestos retenidos no son dinero suyo para usar. Cuando calcule una solicitud de financiamiento de nómina, use el costo total del ciclo, no solo los depósitos directos.

Opciones de financiamiento de nómina, ordenadas por rapidez

La opción correcta depende de cuántos días tiene.

Sea honesto con la disyuntiva. El financiamiento más rápido por lo general cuesta más en total que el financiamiento bancario. Compare el monto total a pagar y el plazo, no solo la rapidez con que llega el dinero. Si tiene algunas semanas, una opción más lenta y económica puede ser la mejor decisión. Si la nómina vence en tres días, un puente corto puede costar menos que perder personal capacitado. Vea también préstamos de emergencia para negocios.

Cuánto financiamiento de nómina solicitar

Solicite lo suficiente para cerrar la brecha, con un pequeño margen. Cada dólar adicional tiene un costo.

1. Sume un ciclo de nómina completo. Incluya salarios, todos los impuestos sobre la nómina, beneficios y cargos de servicio.
2. Cuente los ciclos en riesgo. Si el efectivo regresa en seis semanas y usted paga cada dos semanas, es posible que necesite cubrir tres ciclos.
3. Reste el efectivo con el que puede contar. Use los depósitos de los que está seguro, no los que espera.
4. Agregue un margen modesto. Los clientes que se atrasan una vez suelen atrasarse de nuevo.
5. Verifique que el pago sea manejable. Si el calendario de pagos aprieta la nómina del próximo mes, el monto o el producto no es el correcto.

Imagine una agencia de personal con una nómina de $60,000 cada dos semanas y un cliente cuyo pago de $150,000 lleva 30 días de atraso. Hay dos ciclos en riesgo y la agencia tiene $35,000 que puede comprometer. Una solicitud de alrededor de $90,000 a $100,000 cubre ambos ciclos con un margen.

Los prestamistas determinan sus ofertas principalmente a partir de los ingresos que aparecen en sus estados de cuenta bancarios. Vea para cuánto financiamiento puede calificar su negocio (en inglés) o pruebe nuestras calculadoras de financiamiento para negocios (en inglés).

Qué tener listo antes de solicitar

La rapidez depende de un expediente completo. Tenga esto listo:

• Una solicitud breve con los datos básicos del negocio y del dueño
• Los últimos 3 meses de estados de cuenta bancarios del negocio (4 meses en California, Nueva York y Virginia). Los estados de cuenta personales no cuentan.
• Su próxima fecha de nómina y el costo total de ese ciclo
• Un reporte de antigüedad de cuentas por cobrar, si las facturas atrasadas causaron la brecha
• Una lista de cualquier financiamiento vigente del negocio y su calendario de pagos

Envíe los estados de cuenta completos, con todas las páginas. Conozca qué buscan los prestamistas en los estados de cuenta bancarios del negocio y la lista completa de requisitos para un préstamo de negocio.

Tres escenarios ilustrativos

Estos ejemplos son ilustrativos. No son clientes reales.

El cliente que paga tarde

Imagine una compañía de limpieza comercial con 40 empleados. Su cliente más grande paga a 60 días y se ha extendido a 75. La nómina vence el viernes. Un préstamo de capital de trabajo cubre los próximos dos ciclos. Cuando el cliente paga, el dueño liquida el saldo y evalúa el financiamiento de cuentas por cobrar para facturas futuras.

La baja de temporada

Imagine una compañía de jardinería y paisajismo en el Medio Oeste. Los ingresos caen cada invierno, pero el dueño mantiene a ocho miembros clave de su cuadrilla todo el año. Una línea de crédito para negocios abierta en el otoño le permite retirar solo lo que cada nómina de invierno necesita y pagar cuando comienzan los contratos de primavera.

La contratación por crecimiento

Imagine una agencia de cuidado de salud en el hogar que debe contratar a diez cuidadores para un nuevo contrato de referidos. Los salarios comienzan de inmediato. El pago por esas visitas llega semanas después. Un financiamiento calculado para dos meses de la nueva nómina cubre el periodo de arranque. Vea nuestro ejemplo de $275 mil en capital de trabajo para nómina (en inglés).

Cómo evitar la próxima brecha de nómina

• Mantenga una línea de crédito disponible. Ábrala cuando el negocio está fuerte, no cuando falta efectivo. Usted paga por lo que retira. Vea línea de crédito rápida para negocios.
• Construya una reserva de nómina. Procure mantener al menos un ciclo completo en una cuenta aparte.
• Marque en el calendario los meses de tres pagos y aparte un poco cada mes normal para cubrirlos.
• Ajuste sus cuentas por cobrar. Facture el mismo día en que termina el trabajo. Dé seguimiento antes de la fecha de vencimiento.
• Lleve un pronóstico de efectivo a 13 semanas. Las brechas se ven con semanas de anticipación, cuando todavía tiene opciones más económicas.

Errores que debe evitar

• Esperar hasta el día anterior a la nómina. Incluso el financiamiento rápido necesita un expediente completo y tiempo para que llegue la transferencia.
• Omitir los depósitos de impuestos sobre la nómina para pagar el salario neto. Esto convierte un problema corto de efectivo en un problema de impuestos.
• Pedir más que la brecha. Los fondos adicionales aumentan el total que usted paga.
• Tomar varios adelantos a la vez. Los pagos acumulados pueden dejar sin espacio a la nómina. Si ya está en esa situación, pregunte a su especialista por la consolidación de deudas del negocio.
• Usar financiamiento a corto plazo para una pérdida de largo plazo. Si la nómina es más grande de lo que el negocio puede sostener, el financiamiento solo retrasa la decisión.

Cómo ayuda RAN Funding con el financiamiento de nómina

RAN Funding es una compañía de financiamiento para negocios con sede en Pembroke Pines, Florida. No prestamos nuestro propio dinero. Gestionamos el financiamiento a través de una red de prestamistas: una sola solicitud para nuestra red de prestamistas y un especialista dedicado que conoce su expediente.

Las líneas de crédito para negocios van de $20,000 a $2,000,000 y se abren en 48–72 horas una vez aprobadas. La aprobación nunca es automática. Depende de sus ingresos, sus estados de cuenta bancarios y la revisión de cada prestamista. Su especialista le explicará cada oferta, incluyendo el monto total a pagar y el plazo. Llame al 1-877-522-6045, de lunes a viernes, 9am–6pm ET.

¿Prefiere leer en inglés? Payroll Funding: How to Cover Payroll When Cash Is Tight.

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